Nel contesto della gestione professionale della posta elettronica con Microsoft Outlook, comprendere la differenza tra file .ost (Offline Storage Table) e .pst (Personal Storage Table) è essenziale per garantire integrità, sicurezza e disponibilità dei dati. I due tipi di file gestiscono modalità diverse di archiviazione e sincronizzazione della posta. Una conoscenza precisa delle loro caratteristiche e implicazioni operative permette di affrontare problemi come la corruzione dei dati, la migrazione delle caselle di posta, la gestione dei backup e la conformità aziendale. Questo articolo fornisce una guida tecnica completa alla distinzione e gestione dei file .ost e .pst, con esempi pratici su come agire in ambiente Regedit, Windows, Office 365 e PowerShell.
I file PST e OST in Microsoft Outlook sono entrambi formati per la memorizzazione dei dati, ma hanno finalità diverse. I file PST (Personal Storage Table) sono file di archiviazione locali che vengono utilizzati per memorizzare le informazioni dell’utente, inclusi messaggi, contatti, appuntamenti, compiti, note e registri. I file OST (Offline Storage Table) sono invece una copia sincronizzata della cassetta postale di un utente su un server di Exchange e sono utilizzati per consentire l’accesso ai dati anche offline.
Ecco una tabella che riassume le principali differenze:
| Caratteristica | File PST | File OST |
|---|---|---|
| Finalità | Archiviazione dati locali | Copia sincronizzata della cassetta postale |
| Uso | Backup, esportazione, trasferimento dati | Accesso offline, ottimizzazione prestazioni |
| Creazione | Creati manualmente o automaticamente per i file di dati personali | Creati automaticamente da Outlook quando si utilizza un account Exchange, IMAP, o Outlook 365 |
| Gestione | Gestiti dall’utente tramite Outlook | Gestiti da Outlook in sincronizzazione con il server Exchange |
| Accesso | Apribili direttamente da Outlook (versioni precedenti) o con l’importazione | Non apribili direttamente da Outlook, necessitano di conversione in PST per essere visualizzati |
In sintesi:
Se hai un account Exchange e vuoi accedere ai tuoi dati anche senza connessione internet, usa il file OST, che viene creato automaticamente da Outlook.
Se vuoi creare un backup della tua casella di posta o trasferire i dati a un altro computer, usa un file PST.
Domande chiave
Che cosa significa?
Un file .ost è una copia cache locale della casella di posta di Exchange o Microsoft 365, mentre un file .pst è un file manuale per archiviazione personale o esportazione.
Quando si verifica un problema legato a .ost o .pst?
Durante sincronizzazioni errate, migrazioni, problemi di accesso alla casella, backup errati o ripristini manuali.
Perché è importante distinguerli?
Per evitare perdita di dati, errori di configurazione, blocchi Outlook o duplicazione delle email.
Chi è coinvolto?
Amministratori IT, utenti finali con Outlook, responsabili backup e sicurezza, tecnici helpdesk.
Come si gestisce correttamente la differenza?
Attraverso policy chiare su archiviazione, backup, configurazioni Outlook, sincronizzazione e uso di strumenti Microsoft ufficiali.
Differenze tecniche tra file OST e PST
| Caratteristica | OST | PST |
|---|---|---|
| Utilizzo | Outlook con Exchange/365 (cache locale) | Archiviazione locale e portatile |
| Sincronizzazione | Automatica con il server | Nessuna sincronizzazione |
| Posizione predefinita | %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\ | Selezionabile dall’utente |
| Supporta modalità offline | Sì | Limitatamente |
| Supportato in Office 365 | Sì | Solo per import/export |
Soluzioni
1. Regedit – Disabilitare la creazione automatica di file .pst
Percorso:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<version>\Outlook
Azione:
- Crea la chiave
DisablePSTdi tipoDWORDe imposta valore a1.
reg[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook]
"DisablePST"=dword:00000001
2. Windows – Individuare file .ost e .pst
Comando per cercare file OST:
cmddir %localappdata%\Microsoft\Outlook\*.ost /s
Comando per file PST:
cmddir %userprofile%\Documents\Outlook\Files\*.pst /s
3. Office 365 – Evitare file PST nella configurazione aziendale
Utilizzare il Centro di conformità per prevenire l’uso di file .pst:
- Impostare regole di DLP (Data Loss Prevention) per individuare file .pst nei dispositivi.
- Configurare Microsoft Purview per il blocco di salvataggi in locale.
4. PowerShell – Gestire file PST e migrazioni
Importare file .pst in una mailbox Exchange Online:
powershellNew-MailboxImportRequest -Mailbox utente@azienda.com -FilePath "\\server\backup\utente.pst"
Esportare una mailbox in un file .pst (on-prem Exchange):
powershellNew-MailboxExportRequest -Mailbox utente -FilePath "\\server\backup\utente.pst"
Best Practice da adottare
- Evitare l’uso diffuso dei file .pst nei contesti aziendali per motivi di sicurezza.
- Centralizzare i backup tramite Exchange Online o soluzioni cloud.
- Disabilitare la creazione di .pst via Group Policy.
- Utilizzare OST solo per sincronizzazione temporanea su client Outlook configurati con account Exchange.
- Controllare regolarmente lo stato di sincronizzazione dei file OST.
- Eseguire scansioni periodiche con
scanpst.exeper verificare l’integrità dei file PST esistenti. - Abilitare policy di DLP in Microsoft Purview per identificare contenuti sensibili nei file .pst.
- Evitare l’uso di file .pst su percorsi di rete.
- Formare gli utenti sulla differenza tra i due file e il corretto utilizzo.
- Monitorare i log di Outlook per intercettare errori di sincronizzazione OST.
Conclusione
La differenza tra file .ost e .pst può sembrare minima, ma ha un impatto significativo sulla gestione IT, sulla sicurezza dei dati e sull’efficienza operativa. Comprendere, controllare e configurare correttamente questi due formati consente di evitare problemi comuni e garantire la conformità con le best practices aziendali.
Link ad argomenti correlati:
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- Guida PowerShell per Exchange Online
