Outlook : Differenza tra PST e OST

La differenza tra file PST e OST è fondamentale per comprendere come Outlook gestisce la posta elettronica a seconda del tipo di account configurato. Ecco una spiegazione chiara e tecnica:

Che cosa sono PST e OST?

Tipo di file	Estensione	Significato	Descrizione tecnica
PST	`.pst`	Personal Storage Table	File usato per archiviare localmente email, calendari, contatti, ecc. su PC.
OST	`.ost`	Offline Storage Table	File usato per sincronizzare i dati tra Outlook e il server Exchange o M365.

Quando vengono utilizzati?

Scenario di utilizzo	File generato
Account POP3 o archiviazione manuale	PST
Account IMAP, Exchange, Outlook.com, Microsoft 365	OST

Differenze principali

Caratteristica	PST	OST
Tipo di account associato	POP3 o archiviazione locale	Exchange, Microsoft 365, Outlook.com
Funzionalità offline	Dati permanenti, non sincronizzati	Sì, lavora offline e si sincronizza online
Posizione del file	Personalizzabile dall’utente	Posizione predefinita gestita da Outlook
Sincronizzazione con server	❌ No	✅ Sì
Utilizzabile su altri PC	✅ Copiabile e riutilizzabile	⚠️ No, legato al profilo e alla cache locale
Recupero dati dopo eliminazione account	✅ Possibile	⚠️ Difficile, se l’account viene rimosso
Backup consigliato?	✅ Sì	⚠️ Sì, ma serve Exchange Backup o esportazione

Dove si trovano i file?

PST:
C:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\*.pst
OST:
C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\*.ost

Best Practices per Sysadmin

PST: Usare solo come archivio. Evitare come file di lavoro in ambienti aziendali.
OST: Mai copiarlo tra PC, ricreare sincronizzazione se necessario.
Backup: Automatizzare l’esportazione dei file PST per posta archiviata.
OneDrive: Non sincronizzare PST/OST su OneDrive, rischio corruzione !

Sicurezza

Entrambi i file possono essere protetti con password, ma non sono cifrati nativamente. Per ambienti aziendali, preferire la protezione a livello di disco (BitLocker) o Outlook con Information Rights Management (IRM).

Conclusione

In breve	OST	PST
Per sincronizzazione server	✅	❌
Per backup/archiviazione manuale	❌	✅

Script PowerShell per trovare tutti i file PST e OST presenti su un computer o all’interno di una rete aziendale (se eseguito da un amministratore con i permessi adeguati).

🔍 Script PowerShell – Ricerca file PST e OST

Versione base: ricerca locale (utente corrente)

powershell
# Cerca file PST e OST nel profilo utente corrente
Get-ChildItem -Path "C:\Users\$env:USERNAME\" -Recurse -Include *.pst, *.ost -ErrorAction SilentlyContinue |
    Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
    Format-Table -AutoSize

🖥️ Versione avanzata: ricerca su tutti i profili utente (locale)

powershell
# Cerca file PST e OST in tutti i profili utente locali
$paths = Get-ChildItem -Path "C:\Users" -Directory | Where-Object { $_.Name -notlike "Public" }

foreach ($user in $paths) {
    Write-Host "`nAnalizzando: $($user.FullName)" -ForegroundColor Cyan
    Get-ChildItem -Path "$($user.FullName)" -Recurse -Include *.pst, *.ost -ErrorAction SilentlyContinue |
        Select-Object FullName, Length, LastWriteTime |
        Format-Table -AutoSize
}

Versione enterprise: ricerca su PC remoti in rete (con WinRM abilitato)

powershell
# Lista dei computer (modifica con i nomi host reali)
$computers = @("PC01", "PC02", "PC03")

foreach ($comp in $computers) {
    Write-Host "`nConnessione a: $comp" -ForegroundColor Yellow
    Invoke-Command -ComputerName $comp -ScriptBlock {
        Get-ChildItem -Path "C:\Users" -Recurse -Include *.pst, *.ost -ErrorAction SilentlyContinue |
            Select-Object FullName, Length, LastWriteTime
    } -ErrorAction SilentlyContinue
}

Extra: esportazione su CSV

Aggiungi questa riga dopo il blocco Get-ChildItem per esportare i risultati:

powershell
| Export-Csv -Path "C:\Report_PST_OST.csv" -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Conclusione

Questo script è utile per:

Verificare il corretto utilizzo dei file PST.
Trovare file OST per troubleshooting.
Mappare percorsi da escludere da OneDrive/backup.
Implementare policy aziendali di conservazione.

script PowerShell completo che:

Scansiona i file .pst e .ost nel profilo utente (o in tutti i profili).
Verifica se superano una soglia configurabile (es. 5 GB).
Mostra un alert a video ed esporta un report CSV.

Script PowerShell con soglia e alert (default: 5 GB)

powershell
# Soglia in byte (5 GB = 5 * 1024^3)
$thresholdGB = 5
$thresholdBytes = $thresholdGB * 1GB

# Percorso del report
$reportPath = "C:\Report_PST_OST_Superiore_5GB.csv"
$report = @()

# Scansione profili utenti
$profiles = Get-ChildItem -Path "C:\Users" -Directory | Where-Object { $_.Name -notin @("Public", "Default", "Default User") }

foreach ($profile in $profiles) {
    $files = Get-ChildItem -Path $profile.FullName -Recurse -Include *.pst, *.ost -ErrorAction SilentlyContinue

    foreach ($file in $files) {
        if ($file.Length -gt $thresholdBytes) {
            Write-Host "`n FILE GRANDE: $($file.FullName)" -ForegroundColor Red
            Write-Host "Dimensione: $([Math]::Round($file.Length / 1GB, 2)) GB"
            
            $report += [pscustomobject]@{
                File         = $file.FullName
                DimensioneGB = [Math]::Round($file.Length / 1GB, 2)
                UltimaModifica = $file.LastWriteTime
                ProfiloUtente  = $profile.Name
            }
        }
    }
}

# Esporta se ci sono file sopra soglia
if ($report.Count -gt 0) {
    $report | Export-Csv -Path $reportPath -NoTypeInformation -Encoding UTF8
    Write-Host "`n📄 Report salvato in: $reportPath" -ForegroundColor Green
} else {
    Write-Host "`n Nessun file PST/OST sopra la soglia di $thresholdGB GB trovato." -ForegroundColor Green
}

Cosa puoi modificare facilmente

Cambia $thresholdGB = 5 per impostare un’altra soglia.
Cambia C:\Users se vuoi cercare solo in un profilo specifico.
Usa in Group Policy o Intune come script di monitoraggio periodico.

Best practice suggerite

Blocca uso dei file .pst in ambienti aziendali tramite GPO:
User Configuration > Admin Templates > Microsoft Outlook > Disable PST
Evita backup/sync via OneDrive su questi file (imposta esclusione).

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