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- Data di creazione 20 Marzo 2021
- Ultimo aggiornamento 20 Marzo 2021
Nota spese
Modello di una nota spese
Si trovano quattro elementi fondamentali, che riportiamo qui di seguito.
1. Costi per il trasporto: in questo campo vanno indicati i costi sostenuti per il viaggio in aereo, in treno, in nave, ecc. È necessario conservare i biglietti e allegarli alla nota spese per ottenere il rimborso. Nel caso in cui ci si sia serviti della propria autovettura, si ricorre in genere a un rimborso chilometrico secondo la tabella ACI.
2. Spese di pernottamento: in questo campo va inserito il costo dell'hotel o dell'alloggio scelto. Se la colazione non è inclusa, andrà riportata separatamente alla voce “Vitto”.
3. Costi sostenuti per il vitto: in questo campo rientrano tutti i pasti svolti durante la trasferta. Ovviamente se non sono stati fissati degli importi forfettari che verranno rimborsati, è bene verificare se vi siano delle indicazioni date dall'azienda per evitare di spendere cifre eccessive che non potranno essere rimborsate.
4. Altri costi: in questo campo vanno inseriti tutti gli altri costi che non rientrano nelle sezioni precedenti, ad esempio il parcheggio.
N.B.
Per una maggiore chiarezza si è preferito suddividere i diversi tipi di costi in quattro sezioni. Tuttavia la struttura data alla nota spese è indicativa.
Gli elementi indicati finora contribuiscono a formare il corpo centrale della nota spese, che in sostanza prevede l'elenco di tutte le spese sostenute durante la trasferta. Oltre a queste voci variabili, non bisogna dimenticare di inserire i campi standard, ovvero:
Numero progressivo della nota spese (opzionale)
Riferimenti dell'azienda: nome, ragione sociale e indirizzo
Dati anagrafici del dipendente: nome, cognome, indirizzo, posizione all'interno dell'azienda, eventuale codice identificativo o matricola
Data e luogo della trasferta
Eventuali annotazioni da portare all'attenzione dell'azienda
Firma del dipendente (ed eventualmente anche del datore di lavoro)
Nota spese: fac simile pronto per il download
Utilizzare un modello per redigere una nota spese semplifica il lavoro del dipendente e rende possibile allegare il documento per l’Agenzia delle Entrate. Il documento deve essere chiaro per permettere una facile comprensione da parte dei dipendenti e del reparto contabilità dell’azienda. I campi presenti dovrebbero essere il più possibile comprensibili per essere compilati correttamente. Elaborando il modulo dal computer è importante prestare attenzione a mantenere la giusta formattazione per evitare problemi di comprensione dovuti a un layout erroneo.
Vi proponiamo un fac simile di un rimborso spese da scaricare gratuitamente in formato Word. Potete compilare il modulo direttamente dal PC o anche stamparlo e compilarlo manualmente. In alternativa, per la compilazione al computer, vengono messi spesso a disposizione anche note spese in formato Excel.
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