Suggerimenti per la risoluzione dei problemi di Office 365 per gli amministratori IT

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Sebbene il modello SaaS di Office 365 sia la chiave per i suoi vantaggi in termini di collaborazione e flessibilità, fare affidamento su un’infrastruttura di terze parti può rendere difficile la risoluzione dei problemi di Office 365 per gli amministratori IT.

Oltre a capire esattamente cosa sta andando storto, è difficile rispondere alla domanda sul perché sta succedendo qualcosa.

Questo perché l’origine di un problema di Office 365 potrebbe derivare da una serie di aree in cui l’IT può o meno avere visibilità:

  • Rete
  • Hardware
  • Browser
  • Altre app
  • Sistema operativo
  • Errore utente
  • Servizio di Azure

Con più persone che lavorano da casa e utilizzano servizi come Microsoft Teams per rimanere in contatto, è fondamentale sapere se le app di Office 365 funzionano bene per i tuoi utenti finali. E quando si verificano problemi, più velocemente li identifichi e li risolvi, più velocemente gli utenti possono tornare a un’esperienza digitale produttiva.

In questo post, tratteremo alcuni suggerimenti importanti per una risoluzione dei problemi di Office 365 più efficace. Questi principi di supporto proattivo possono aiutarti a prevenire problemi ripetuti, capire se un problema ha un impatto su più utenti e persino risolvere i problemi prima che influiscano sulla produttività.

Suggerimenti per la risoluzione dei problemi di Office 365

Suggerimento n. 1: affronta la causa principale del problema

Quando distilli le aree sopra elencate, ci sono due potenziali fonti di problemi di Office 365:

  1. Interna, come all’interno dell’ambiente informatico dell’utente finale
  2. Esterno, come dal lato del fornitore di servizi (Microsoft)

È il secondo pezzo che tende a mettere a fuoco quando sorge un problema. Strumenti come Microsoft Support and Discovery Assistant e la  pagina di integrità del servizio di Office 365 all’interno di Admin Center aiutano con alcune procedure di base per la risoluzione dei problemi delle app di Office e dell’integrità dell’infrastruttura.

Sebbene si verifichino interruzioni temporanee, Microsoft soddisfa costantemente il proprio SLA di uptime del 99,9% . Quindi, sebbene la disponibilità sia importante, c’è molto di più nella storia quando si verifica un problema che non può essere compreso esaminando solo l’integrità del servizio.

Per eseguire l’analisi della causa principale, gli amministratori devono anche essere in grado di identificare quando un problema è causato da qualcosa all’interno dell’ambiente interno. Il problema potrebbe essere correlato alla rete, a un altro servizio come un desktop virtuale o all’endpoint fisico.

Per scoprire questi problemi interni, dovrai eseguire il monitoraggio nell’endpoint , che ti fornirà una migliore comprensione dell’esperienza dell’utente finale che i tuoi utenti stanno ricevendo dalle app di Office 365.

Suggerimento n. 2: vai oltre la disponibilità

Uno dei principali vantaggi di Office 365 dal punto di vista dell’amministratore è che Microsoft gestisce il lato dell’infrastruttura per te. Tuttavia, ciò presenta anche una sfida alla visibilità.

Il monitoraggio della disponibilità consiste essenzialmente nel verificare se un interruttore è acceso o spento. L’utente può accedere all’applicazione o no?

Ma le scarse prestazioni sono anche un enorme drenaggio di produttività e spesso più difficile da risolvere. Il servizio Exchange Online potrebbe essere integro, ma Outlook potrebbe comunque essere lento o bloccarsi per gli utenti finali. Con il monitoraggio degli endpoint, questi impatti sull’esperienza dell’utente finale possono essere identificati e risolti per evitare che diventino problemi ricorrenti. Monitorando continuamente gli amministratori possono iniziare a passare da uno stato reattivo a uno proattivo in cui i problemi vengono rilevati in anticipo e risolti prima che si trasformino in problemi più grandi e più diffusi.

I KPI da monitorare per garantire le massime prestazioni di Office 365 includono:

  • uso della CPU
  • Utilizzo della memoria
  • IOPS
  • Latenza
  • Difetti dell’app

Suggerimento n. 3: adattare il supporto alle esigenze degli utenti

Un frutto basso che viene trascurato è capire con cosa interagiscono i tuoi utenti finali rispetto a ciò che hai fornito loro. I nuovi clienti di Lakeside scoprono regolarmente licenze in overprovisioning e software inutilizzato in agguato nell’ambiente. Razionalizzando queste applicazioni, compreso il SaaS, i team IT possono ridurre significativamente i costi IT e sollevarsi dal dover supportare e mantenere risorse di cui nessuno ha bisogno.

Questo spreco deriva dal fatto che Microsoft offre più opzioni di licenza aziendale per Office 365, da E1 che parte da $ 8 / utente / mese e fornisce solo app Web a E5 che ha un prezzo di $ 35 / utente / mese e include app e funzionalità aggiuntive come Audioconferenza Power BI Pro e Teams.

Come fai a sapere se i tuoi utenti E5 possono essere trasferiti alle licenze E3 o E1 senza influire sulla loro produttività?

Il metodo generale è questo:

  1. Identificare e rimuovere o eseguire nuovamente il provisioning delle licenze nell’ambiente completamente inutilizzate.
     
  2. Monitora l’utilizzo delle applicazioni con uno strumento come SysTrack .
     
  3. Visualizza i rapporti sull’utilizzo per un periodo di tempo adeguato alla tua attività, ad esempio 30, 60 o 90 giorni.
     
  4. Presta particolare attenzione all’utilizzo delle app nelle categorie di licenza più costose e razionalizza dove possibile. Ad esempio, se un utente E3 utilizza solo Excel e Outlook, potrebbe essere un buon candidato per una licenza E1 meno costosa.

Suggerimento n. 4: dai priorità alle app di videoconferenza e messaggistica

Gli utenti finali si affidano alla messaggistica e alle videoconferenze ora più che mai per collaborare e rimanere in contatto con i colleghi remoti. Come parte della suite aziendale Office 365, Microsoft Teams è lo strumento ideale per molte organizzazioni, rendendolo un hub di produttività fondamentale.

La larghezza di banda, la potenza del WiFi domestico e le prestazioni VPN sono fattori chiave per Office 365 in generale, ma il dolore delle scarse prestazioni in queste aree è fortemente avvertito con le chiamate audio e video. Monitorando queste aree e risolvendo i colli di bottiglia, è possibile eliminare molta frustrazione per gli utenti finali che potrebbero subire chiamate perse o una scarsa qualità delle chiamate.

E, se la causa principale del problema risulta essere il servizio Office 365, puoi sollevare il problema con Microsoft con molte più informazioni a portata di mano.