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27 Settembre 2020

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TUTORIAL ACCESS – 1 Lezione – Database, tabelle e maschere

6 min read
Access Corso Base: Agenda Telefonica - Database, tabelle e maschere 

TUTORIAL ACCESS – 1 Lezione – Database, tabelle e maschere

Informazioni sui database

Un database è uno strumento per la raccolta e l’organizzazione di informazioni.

Ad esempio, nei database è possibile archiviare informazioni su persone, prodotti e ordini. Numerosi database nascono come elenchi creati con un programma di elaborazione di testi o un foglio di calcolo. Man mano che l’elenco cresce, nei dati si creano ridondanze e incongruenze che rendono particolarmente difficile la comprensione delle informazioni in formato di elenco.

Le modalità di ricerca ed estrazione dei sottoinsiemi di dati risultano pertanto limitate. In questo scenario è consigliabile trasferire i dati in un database creato tramite un sistema di gestione di database (DBMS), come Access.

Un database può essere considerato un contenitore di oggetti e può contenere più tabelle. Ad esempio, un sistema di gestione dell’inventario che usa tre tabelle non può essere considerato tre database distinti, bensì un unico database che include tre tabelle. A meno che non sia stato strutturato in modo specifico per l’uso di dati o codice di un’origine diversa, un database di Access archivia le proprie tabelle in un unico file, assieme ad altri oggetti, come maschere, report, macro e moduli. I database creati nel formato di Access 2007 (usato anche in Access 2016, Access 2013 e Access 2010) sono associati all’estensione di file accdb, mentre i database creati nei precedenti formati di Access sono caratterizzati dall’estensione mdb. È possibile usare Access 2016, 2013, 2010 o 2007 per creare file in formati di file precedenti, ad esempio Access 2000 e Access 2002-2003.

Tramite Access è possibile:

  • Aggiungere nuovi dati a un database, ad esempio un nuovo prodotto in un inventario

  • Modificare i dati esistenti nel database, ad esempio la posizione corrente di un prodotto

  • Eliminare informazioni, ad esempio quando un prodotto viene venduto o dismesso

  • Organizzare e visualizzare dati in modi diversi

  • Condividere dati con altri utenti tramite report, messaggi di posta elettronica, una Intranet o Internet

 

Parti di un database di Access

Le sezioni seguenti offrono brevi descrizioni delle varie parti che compongono un tipico database di Access.

Tabelle

Moduli

Report

Finestra di dialogo Nuova cartella ricerche

Macro

Moduli

 

Tabelle

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Una tabella di database ha un aspetto simile a quello di un foglio di calcolo, in quanto i dati vengono archiviati in righe e colonne. Ne consegue che in genere importare un foglio di calcolo in una tabella di database è piuttosto semplice. La principale differenza tra l’archiviazione di dati in un foglio di calcolo e l’archiviazione di dati in un database è rappresentata dall’organizzazione dei dati stessi.

Per sfruttare al massimo la flessibilità che caratterizza un database, i dati devono essere organizzati in tabelle in modo da evitare possibili casi di ridondanza. Ad esempio, se si stanno archiviando le informazioni relative ai dipendenti, ogni dipendente deve essere immesso solo una volta in una tabella esclusivamente impostata per contenere i dati relativi ai dipendenti. I dati relativi ai prodotti verranno archiviati in una tabella specifica, mentre quelli relativi alle succursali verranno archiviati in un’altra tabella. Questo processo viene chiamato normalizzazione.

Ogni riga di una tabella costituisce un record. Nei record vengono archiviate le singole informazioni. Ogni record è composto da uno o più campi. I campi corrispondono alle colonne della tabella. Ad esempio, è possibile disporre di una tabella denominata “Dipendenti”, dove ogni record (riga) include informazioni su un dipendente specifico, mentre ogni campo (colonna) contiene un tipo di informazioni diverso, ad esempio il nome, il cognome, l’indirizzo e così via. È necessario definire il tipo di dati dei campi, ad esempio campi di testo, di data/ora, numerici o di altro tipo.

I record e i campi possono inoltre essere paragonati allo schedario su supporto cartaceo di una biblioteca. Ogni scheda corrisponde a un record del database, mentre ogni dato nelle singole schede (autore, titolo e così via) corrisponde a un campo del database.

Maschere

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Le maschere consentono di creare un’interfaccia utente in cui è possibile immettere e modificare i dati. Spesso le maschere contengono pulsanti di comando e altri controlli che consentono di eseguire varie attività. È possibile creare un database senza usare maschere, modificando semplicemente i dati inclusi nei fogli dati della tabella. La maggior parte degli utenti di database, tuttavia, preferisce servirsi delle maschere per la visualizzazione, l’immissione e la modifica dei dati nelle tabelle.

È possibile programmare pulsanti di comando per definire i dati da visualizzare nella maschera, aprire altre maschere o altri report o eseguire altre attività. Ad esempio, è possibile creare una maschera denominata “Clienti” per i dati relativi ai clienti e inserirvi un pulsante che consente di aprire una maschera per gli ordini, in cui immettere un nuovo ordine per un cliente specifico.

Le maschere consentono inoltre di controllare il modo in cui gli altri utenti interagiscono con i dati del database. Ad esempio, è possibile creare una maschera che visualizzi solo campi specifici e che consenta l’esecuzione solo di determinate operazioni. Ciò consente di proteggere i dati e garantisce che le informazioni vengano immesse correttamente.

Report

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I report consentono di formattare, riepilogare e presentare i dati. Ad esempio, in un report è possibile visualizzare i dati relativi al volume del fatturato annuo di un cliente specifico oppure le città in cui si trovano i clienti più importanti. Ogni report può essere formattato in modo da visualizzare le informazioni nel modo più chiaro e leggibile possibile.

È possibile eseguire un report in qualsiasi momento, ma esso rifletterà sempre i dati correnti disponibili nel database. I report vengono in genere formattati per la stampa, ma possono essere visualizzati su schermo, esportati in altri programmi oppure inviati come allegati a messaggi di posta elettronica.

Query

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Le query possono svolgere numerose funzioni a livello di database. La loro funzione più comune è rappresentata dal recupero di dati specifici dalle tabelle. Capita spesso che i dati che si vogliono visualizzare siano sparsi in tabelle diverse. Le query consentono di visualizzare tali informazioni in un unico foglio dati. Poiché non sempre è necessario visualizzare tutti i record contemporaneamente, le query consentono inoltre di aggiungere criteri per filtrare i dati in modo da visualizzare solo i record desiderati.

Alcune query sono aggiornabili, ovvero è possibile modificare i dati delle tabelle sottostanti tramite il foglio dati della query. Se si usa una query aggiornabile, tenere presente che le eventuali modifiche vengono apportate alle tabelle e non solo al foglio dati della query.

Le query possono essere di due tipi, ovvero query di selezione e query di comando. Una query di selezione recupera i dati e li rende disponibili per l’utilizzo. È possibile visualizzare i risultati della query sullo schermo, stamparli oppure copiarli negli Appunti. In alternativa, è possibile usare l’output della query come origine record per una maschera o un report.

Una query di comando esegue invece un’operazione sui dati. Si possono usare le query di comando per creare nuove tabelle, aggiungere dati a tabelle esistenti oppure aggiornare o eliminare dati.

Macro

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Le macro disponibili in Access possono essere paragonate a un linguaggio di programmazione semplificato che può essere usato per aggiungere funzionalità al database. Ad esempio, è possibile associare una macro a un pulsante di comando di una maschera in modo che la macro venga eseguita quando si fa clic sul pulsante. Le macro contengono azioni che eseguono attività, ad esempio l’apertura di un report, l’esecuzione di una query oppure la chiusura del database. La maggior parte delle operazioni di database eseguite manualmente può essere automatizzata tramite l’uso di macro. Per questo motivo le macro risultano particolarmente utili per velocizzare operazioni ripetitive.

Moduli

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Come le macro, i moduli sono oggetti che è possibile usare per aggiungere funzionalità al database. Se in Access le macro vengono create tramite la selezione di azioni da un elenco di azioni di macro, i moduli vengono invece scritti usando il linguaggio di programmazione Visual Basic, Applications Edition (VBA). Un modulo è un insieme di dichiarazioni, istruzioni e routine archiviate come una singola unità. Un modulo può essere un modulo di classe oppure un modulo standard. I moduli di classe sono associati a maschere o report e in genere includono routine specifiche della maschera o del report a cui sono associate. I moduli standard contengono invece routine generiche che non sono associate ad alcun oggetto. A differenza dei moduli di classe, i moduli standard sono elencati in Moduli nel riquadro di spostamento.

VERSIONE ITALIANO

VERSIONE INGLESE

 

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