TUTORIAL ACCESS – 1 Lezione – Database, tabelle e maschere

Informazioni sui database

Parti di un database di Access

Le sezioni seguenti offrono brevi descrizioni delle varie parti che compongono un tipico database di Access.

Tabelle

Moduli

Report

Finestra di dialogo Nuova cartella ricerche

Macro

Moduli

Tabelle

Una tabella di database ha un aspetto simile a quello di un foglio di calcolo, in quanto i dati vengono archiviati in righe e colonne. Ne consegue che in genere importare un foglio di calcolo in una tabella di database è piuttosto semplice. La principale differenza tra l’archiviazione di dati in un foglio di calcolo e l’archiviazione di dati in un database è rappresentata dall’organizzazione dei dati stessi.

Per sfruttare al massimo la flessibilità che caratterizza un database, i dati devono essere organizzati in tabelle in modo da evitare possibili casi di ridondanza. Ad esempio, se si stanno archiviando le informazioni relative ai dipendenti, ogni dipendente deve essere immesso solo una volta in una tabella esclusivamente impostata per contenere i dati relativi ai dipendenti. I dati relativi ai prodotti verranno archiviati in una tabella specifica, mentre quelli relativi alle succursali verranno archiviati in un’altra tabella. Questo processo viene chiamato normalizzazione.

Ogni riga di una tabella costituisce un record. Nei record vengono archiviate le singole informazioni. Ogni record è composto da uno o più campi. I campi corrispondono alle colonne della tabella. Ad esempio, è possibile disporre di una tabella denominata “Dipendenti”, dove ogni record (riga) include informazioni su un dipendente specifico, mentre ogni campo (colonna) contiene un tipo di informazioni diverso, ad esempio il nome, il cognome, l’indirizzo e così via. È necessario definire il tipo di dati dei campi, ad esempio campi di testo, di data/ora, numerici o di altro tipo.

I record e i campi possono inoltre essere paragonati allo schedario su supporto cartaceo di una biblioteca. Ogni scheda corrisponde a un record del database, mentre ogni dato nelle singole schede (autore, titolo e così via) corrisponde a un campo del database.

Maschere

Le maschere consentono di creare un’interfaccia utente in cui è possibile immettere e modificare i dati. Spesso le maschere contengono pulsanti di comando e altri controlli che consentono di eseguire varie attività. È possibile creare un database senza usare maschere, modificando semplicemente i dati inclusi nei fogli dati della tabella. La maggior parte degli utenti di database, tuttavia, preferisce servirsi delle maschere per la visualizzazione, l’immissione e la modifica dei dati nelle tabelle.

È possibile programmare pulsanti di comando per definire i dati da visualizzare nella maschera, aprire altre maschere o altri report o eseguire altre attività. Ad esempio, è possibile creare una maschera denominata “Clienti” per i dati relativi ai clienti e inserirvi un pulsante che consente di aprire una maschera per gli ordini, in cui immettere un nuovo ordine per un cliente specifico.

Le maschere consentono inoltre di controllare il modo in cui gli altri utenti interagiscono con i dati del database. Ad esempio, è possibile creare una maschera che visualizzi solo campi specifici e che consenta l’esecuzione solo di determinate operazioni. Ciò consente di proteggere i dati e garantisce che le informazioni vengano immesse correttamente.

Report

I report consentono di formattare, riepilogare e presentare i dati. Ad esempio, in un report è possibile visualizzare i dati relativi al volume del fatturato annuo di un cliente specifico oppure le città in cui si trovano i clienti più importanti. Ogni report può essere formattato in modo da visualizzare le informazioni nel modo più chiaro e leggibile possibile.

È possibile eseguire un report in qualsiasi momento, ma esso rifletterà sempre i dati correnti disponibili nel database. I report vengono in genere formattati per la stampa, ma possono essere visualizzati su schermo, esportati in altri programmi oppure inviati come allegati a messaggi di posta elettronica.

Query

Le query possono svolgere numerose funzioni a livello di database. La loro funzione più comune è rappresentata dal recupero di dati specifici dalle tabelle. Capita spesso che i dati che si vogliono visualizzare siano sparsi in tabelle diverse. Le query consentono di visualizzare tali informazioni in un unico foglio dati. Poiché non sempre è necessario visualizzare tutti i record contemporaneamente, le query consentono inoltre di aggiungere criteri per filtrare i dati in modo da visualizzare solo i record desiderati.

Alcune query sono aggiornabili, ovvero è possibile modificare i dati delle tabelle sottostanti tramite il foglio dati della query. Se si usa una query aggiornabile, tenere presente che le eventuali modifiche vengono apportate alle tabelle e non solo al foglio dati della query.

Le query possono essere di due tipi, ovvero query di selezione e query di comando. Una query di selezione recupera i dati e li rende disponibili per l’utilizzo. È possibile visualizzare i risultati della query sullo schermo, stamparli oppure copiarli negli Appunti. In alternativa, è possibile usare l’output della query come origine record per una maschera o un report.

Una query di comando esegue invece un’operazione sui dati. Si possono usare le query di comando per creare nuove tabelle, aggiungere dati a tabelle esistenti oppure aggiornare o eliminare dati.

Macro

Le macro disponibili in Access possono essere paragonate a un linguaggio di programmazione semplificato che può essere usato per aggiungere funzionalità al database. Ad esempio, è possibile associare una macro a un pulsante di comando di una maschera in modo che la macro venga eseguita quando si fa clic sul pulsante. Le macro contengono azioni che eseguono attività, ad esempio l’apertura di un report, l’esecuzione di una query oppure la chiusura del database. La maggior parte delle operazioni di database eseguite manualmente può essere automatizzata tramite l’uso di macro. Per questo motivo le macro risultano particolarmente utili per velocizzare operazioni ripetitive.

Moduli

Come le macro, i moduli sono oggetti che è possibile usare per aggiungere funzionalità al database. Se in Access le macro vengono create tramite la selezione di azioni da un elenco di azioni di macro, i moduli vengono invece scritti usando il linguaggio di programmazione Visual Basic, Applications Edition (VBA). Un modulo è un insieme di dichiarazioni, istruzioni e routine archiviate come una singola unità. Un modulo può essere un modulo di classe oppure un modulo standard. I moduli di classe sono associati a maschere o report e in genere includono routine specifiche della maschera o del report a cui sono associate. I moduli standard contengono invece routine generiche che non sono associate ad alcun oggetto. A differenza dei moduli di classe, i moduli standard sono elencati in Moduli nel riquadro di spostamento.

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