TUTORIAL ACCESS – Lezione 4

Access Corso Base:  Query e report – Tutorial 04

Le query semplificano la ricerca e l’uso dei dati

Creare una query di selezione

Creare una query con parametri

Creare una query di totalizzazione

Creare una query a campi incrociati

Creare una query di creazione tabella

Creare una query di accodamento

Creare una query di aggiornamento

Creare una query di eliminazione

Le query semplificano la ricerca e l’uso dei dati

In un database ben progettato i dati che si desidera presentare tramite una maschera o un report sono in genere suddivisi in più tabelle. Una query consente di estrarre le informazioni memorizzate in tabelle diverse e di assemblarle per visualizzarle in una maschera o in un report. Una query può essere utilizzata per richiedere risultati relativi ai dati inclusi nel database o per richiedere l’esecuzione di un’azione sui dati oppure per entrambe le attività. Con una query è possibile rispondere a una semplice domanda, eseguire calcoli, combinare dati di tabelle diverse, nonché aggiungere, modificare o eliminare dati da un database. Poiché le query sono estremamente versatili, esistono vari tipi di query ed è possibile creare un tipo di query a seconda dell’attività da eseguire.

Creare una query di selezione

Se si desidera esaminare i dati da solo determinati campi in una tabella o visualizzare contemporaneamente i dati da più tabelle o cercando visualizzare solo i dati in base a determinati criteri, un tipo di query di selezione è la scelta. Per ulteriori informazioni, vedere creare una query di selezione semplice.

Visualizzare dati di campi di selezione

Se ad esempio il database contiene una tabella con numerose informazioni sui prodotti e si desidera visualizzare un elenco dei prodotti e dei relativi prezzi, è possibile creare una query di selezione in modo che vengano restituiti solo i dati desiderati, come illustrato di seguito:

1. Aprire il database e nella scheda Crea fare clic su Struttura query.
2. Nella finestra Mostra tabella fare doppio clic su Prodotti nella scheda Tabelle e quindi chiudere la finestra di dialogo.
3. Si supponga che la tabella Prodotti includa i campi Nome prodotto e Prezzo di listino. Fare doppio clic su Nome prodotto e su Prezzo di listino per aggiungere questi campi alla griglia di struttura della query.
4. Nella scheda struttura fare clic su Esegui. La query viene eseguito e viene visualizzato un elenco di prodotti e i prezzi.

Visualizzare contemporaneamente i dati di più tabelle correlate

Si supponga di disporre di un database di un negozio che vende specialità alimentari e di voler esaminare gli ordini per i clienti residenti in una determinata città. I dati sugli ordini e sui clienti sono memorizzati in due tabelle denominate rispettivamente Clienti e ordini. In ogni tabella è presente un campo ID cliente, che costituisce la base di una relazione uno-a-molti tra le due tabelle. È possibile creare una query che restituisca gli ordini per i clienti di una determinata città, ad esempio Bologna, eseguendo le operazioni seguenti:

1. Aprire il database. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.
2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su Prodotti e Ordini nella scheda Tabelle.
3. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella. Osservare la linea, detta join, che connette il campo ID nella tabella Clienti e il campo ID cliente nella tabella Ordini. Questa linea indica la relazione tra le due tabelle.
4. Nella tabella Clienti fare doppio clic su Società e Città per aggiungere questi campi alla griglia di struttura della query.
5. Nella colonna Città della griglia di struttura della query deselezionare la casella di controllo nella riga Mostra.
6. Nella riga Criteri della colonna Città digitare Bologna.Deselezionando la casella di controllo Mostra si evita che nei risultati della query sia visualizzata la città, mentre digitando Bologna nella riga Criteri si indica che si desidera visualizzare solo i record in cui il valore del campo Città è Bologna. In questo caso la query restituirà solo i clienti residenti a Bologna. Non è necessario visualizzare un campo per visualizzarlo con un criterio.
7. Nella tabella Ordini fare doppio clic su ID ordine e Data ordine per aggiungere questi campi alle due colonne successive della griglia di struttura della query.
8. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui. La query viene eseguita e viene visualizzato un elenco di ordini per i clienti di Bologna.
9. Premere MAIUSC+F12 per salvare la query.

Creare una query con parametri

Se si desidera eseguire frequentemente variazioni di una particolare query, è consigliabile utilizzare una query con parametri. Quando si esegue questo tipo di query, verrà chiesto di specificare i valori di campo che verranno utilizzati per creare i criteri per la query.

Nota: È possibile creare una query con parametri in un’app web di Access.

Nell’esempio precedente è stato spiegato come creare una query di selezione che restituisce gli ordini per i clienti residenti a Bologna. Verrà ora spiegato come modificarla in modo che venga chiesto di specificare la città ogni volta che si esegue la query. Per continuare, aprire il database creato nell’esempio precedente:

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query denominata Ordini per città creata nella sezione precedente e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

2. Nella griglia di struttura della query, nella riga criteri della colonna Città eliminare Bolognae quindi digitare [per quale city?].

   La stringa[Per quale città?] costituisce la richiesta di parametro. Le parentesi quadre indicano che durante l’esecuzione della query è richiesto l’input dell’utente, mentre il testo, in questo caso Per quale città?, corrisponde alla domanda visualizzata nella richiesta di parametro.

   Nota: Nel testo di una richiesta di parametro non è possibile utilizzare punti (.) o punti esclamativi (!).

3. Selezionare la casella di controllo nella riga Mostra della colonna Città, in modo che nei risultati della query venga visualizzata la città.

4. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui. Durante l’esecuzione della query viene chiesto di immettere un valore per Città.

5. Digitare Reggio Emilia e quindi premere INVIO per visualizzare gli ordini relativi ai clienti di Reggio Emilia.

   Se non si conoscono i valori che è possibile specificare, è possibile utilizzare caratteri jolly nella richiesta:

6. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Struttura.

7. Nella riga Criteri della colonna Città nella griglia di struttura della query digitare Like [Per quale città?]&”*”.

   In questa richiesta di parametri la parola chiave Like, la e commerciale (&) e l’asterisco (*) racchiusi tra virgolette consentono all’utente di digitare una combinazione di caratteri, inclusi i caratteri jolly, per restituire diversi risultati. Se ad esempio si digita *, la query restituirà tutte le città, se si digita B, la query restituirà tutte le città il cui nome inizia con la lettera “B”, mentre se si digita *o*, verranno restituite tutte le città il cui nome contiene la lettera “o”.

8. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui, e alla richiesta della query digitare Reggio e premere INVIO.

   La query verrà eseguita e quindi verranno visualizzati gli ordini per i clienti di Reggio Emilia.

Specificare i tipi di dati del parametro

È possibile inoltre specificare il tipo di dati che dovrà essere accettato da un parametro. È possibile impostare il tipo di dati per qualsiasi parametro, ma è particolarmente importante impostare il tipo di dati per i dati numerici, valuta o data/ora. Quando si specifica il tipo di dati che dovrà essere accettato da un parametro, verrà visualizzato un messaggio di errore più utile qualora venga immesso il tipo di dati non corretto, ad esempio testo quando è prevista una valuta.

Se si imposta un parametro affinché accetti dati di testo, qualsiasi tipo di input verrà interpretato come testo e non verranno visualizzati messaggi di errore.

Per specificare il tipo di dati per i parametri in una query, eseguire le operazioni seguenti:

1. Con la query aperta in visualizzazione Struttura, nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura fare clic su Parametri.
2. Nella colonna Parametro della finestra di dialogo Parametri query digitare la richiesta per ogni parametro per cui si desidera specificare il tipo di dati. Assicurarsi che ogni parametro corrisponda alla richiesta che si desidera utilizzare nella riga Criteri della griglia di struttura della query.
3. Nella colonna Tipo di dati selezionare il tipo di dati per ogni parametro.

Per ulteriori informazioni, vedere utilizzo di parametri per richiedere input durante l’esecuzione di una query.

Creare una query di totalizzazione

La riga Totale in un foglio dati risulta molto utile, ma per domande più complesse è opportuno utilizzare una query di totalizzazione, ovvero una query di selezione che consente di raggruppare o riepilogare i dati quando, ad esempio, si desidera visualizzare le vendite totali per prodotto. A questo scopo, è possibile utilizzare la funzione di aggregazione Somma in una query di totalizzazione.

Nota: È possibile utilizzare funzioni di aggregazione in un’app web di Access.

Utilizzare la procedura seguente per modificare la query Subtotali prodotti creata nell’esempio precedente in modo che restituisca il riepilogo dei subtotali dei prodotti per prodotto.

1. Nella scheda Home fare clic su Visualizza > Visualizzazione struttura.

   La query Subtotali prodotti verrà aperta in visualizzazione Struttura.

2. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione fare clic su Totali.

   La riga Totaliè visualizzata nella griglia di struttura della query.

Nota: Anche se il nome è simile, la riga Totali nella griglia di struttura e la riga Totali in un foglio dati sono diverse:

• Utilizzando la riga Totali nella griglia di struttura è possibile raggruppare i dati per valori di campo.

• È possibile aggiungere una riga Totale del foglio dati ai risultati di una query di totalizzazione.

• Quando si utilizza la riga Totali nella griglia di struttura, è necessario scegliere una funzione di aggregazione per ogni campo. Se non si desidera eseguire un calcolo su un campo, è possibile raggruppare i dati in base al campo.

• Nella riga Totale della seconda colonna della griglia di struttura selezionare Somma dall’elenco a discesa.

• Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui. La query viene eseguita e viene visualizzato un elenco di prodotti con i subtotali.

• Premere MAIUSC+F12 per salvare la query. Lasciare la query aperta.

Eseguire calcoli basati sui dati

Le tabelle non vengono in genere utilizzate per memorizzare valori calcolati, ad esempio i subtotali, anche se sono basati su dati contenuti nello stesso database. I valori calcolati possono infatti diventare obsoleti quando i valori su cui si basano vengono modificati. Ad esempio, non è consigliabile memorizzare in una tabella l’età di una persona, perché ogni anno sarebbe necessario aggiornare il valore. Si memorizzerà invece la data di nascita di quella persona e si utilizzerà una query per calcolare l’età.

Si supponga ad esempio di disporre di un database per alcuni prodotti che si desidera vendere. In tale database è presente una tabella denominata Dettagli ordine nei cui campi sono contenute informazioni sui prodotti, tra cui prezzo unitario e quantità. È possibile calcolare il subtotale utilizzando una query che moltiplica la quantità di ogni prodotto per il prezzo unitario del prodotto, moltiplica la quantità di ogni prodotto per il prezzo unitario e lo sconto del prodotto, quindi sottrae lo sconto totale dal prezzo unitario totale. Se è stato creato il database dell’esempio precedente, aprirlo ed eseguire le operazioni seguenti:

1. Nella scheda Crea fare clic su Struttura Query.
2. Nel Mostra tabella fare clic sulla scheda tabelle, fare doppio clic su Dettagli ordine.
3. Chiudere la la finestra di dialogo Mostra tabella.
4. Nella tabella Dettagli ordini fare doppio clic su ID prodotto per aggiungere questo campo per la prima colonna della griglia di struttura della query.
5. Nella seconda colonna della griglia rapida la riga campo e quindi fare clic su Zoom dal menu di scelta rapida.
6. Nel casella Zoom digitare o incollare quanto segue: Subtotale: ([Quantità] * [prezzo unitario])-([Quantità] * [unità Price]*[Discount])
7. Fare clic su OK.
8. Nel della scheda struttura fare clic su eseguire. La query viene eseguito e quindi viene visualizzato un elenco di prodotti e subtotali per ogni ordine.
9. Premere MAIUSC+F12 per salvare la query e quindi assegnare alla query il nome Subtotali prodotti.

Visualizzare dati riepilogati o aggregati

Quando si utilizzano le tabelle per registrare transazioni o memorizzare dati numerici ricorrenti, è utile poter osservare i dati aggregati, ad esempio somme o medie. In Access è possibile aggiungere una riga Totale a un foglio dati. Una riga Totale è una riga presente nella parte inferiore del foglio dati in cui viene visualizzato un totale parziale o un altro valore di aggregazione.

1. Eseguire la query subtotali prodotti creata in precedenza e lasciare i risultati aperti in visualizzazione Foglio dati.

2. Nella scheda Home fare clic su totali. Viene visualizzata una nuova riga nella parte inferiore del foglio dati con la parola totale nella prima colonna.

3. Fare clic sulla cella dell’ultima riga del foglio dati denominato totale.

4. Fare clic sulla freccia per visualizzare le funzioni di aggregazione disponibili. Poiché la colonna contiene dati di testo, sono disponibili solo due opzioni: Nessuna e conteggio.

5. Selezionare conteggio. Il contenuto della cella viene modificato da totale per un conteggio dei valori della colonna.

6. Fare clic sulla cella adiacente, la seconda colonna. Notare che nella cella verrà visualizzata una freccia.

7. Fare clic sulla freccia e quindi fare clic su somma. Il campo Visualizza una somma dei valori della colonna.

8. Lasciare la query aperta in visualizzazione Foglio dati.

Creare una query a campi incrociati

Si supponga a questo punto di voler esaminare i subtotali dei prodotti, ma anche di aggregare i dati per mese, in modo che in ogni riga vengano visualizzati i subtotali per un prodotto e in ogni colonna i subtotali dei prodotti per un mese. Per visualizzare i subtotali per un prodotto e i subtotali dei prodotti per un mese, utilizzare una query a campi incrociati.

Nota: Impossibile visualizzare una query a campi incrociati in un’app web di Access.

È possibile modificare di nuovo la query Subtotali prodotti in modo che restituisca righe di subtotali dei prodotti e colonne di subtotali mensili.

1. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Struttura.

2. Nel gruppo Imposta query fare clic su Mostra tabella.

3. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su Ordini e quindi scegliere Chiudi.

4. Nel gruppo Tipo di Query della scheda Progettazione fare clic su a campi incrociati. Nella griglia di struttura, la riga Mostra è nascosta e viene visualizzata la riga campi incrociati.

5. Nella terza colonna della griglia di struttura fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga Campo e quindi scegliere Zoom dal menu di scelta rapida. Verrà aperta la casella Zoom.

6. Nella casella Zoom digitare o incollare quanto segue: Mese: “Mese ” & DatePart(“m”, [Data ordine])

7. Fare clic su OK.

8. Nella riga Campi incrociati selezionare i valori seguenti nell’elenco a discesa: Intestazione riga per la prima colonna, Valore per la seconda colonna e Intestaz. colonna per la terza colonna.

9. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui. La query viene eseguita e vengono visualizzati i subtotali dei prodotti aggregati per mese.

10. Premere MAIUSC+F12 per salvare la query.

Creare una query di creazione tabella

Per creare una nuova tabella dai dati memorizzati in altre tabelle, è possibile utilizzare una query di creazione tabella.

Nota: Una query di creazione tabella non è disponibile nelle App web di Access.

Si supponga ad esempio di voler inviare i dati per gli ordini di Messina a un partner commerciale di Messina che utilizza Access per preparare i report. Anziché inviare tutti i dati degli ordini, si desidera limitare i dati da inviare a specifici ordini di Messina.

Per creare una query di selezione contenente i dati degli ordini di Messina e quindi utilizzarla per creare una nuova tabella, eseguire le operazioni seguenti:

1. Aprire il database dell’esempio precedente.

   Se il database non è attendibile all’apertura, per eseguire una query di creazione tabella potrebbe essere necessario abilitare il contenuto del database.

   Nota: Se viene visualizzato un messaggio sotto la barra multifunzione sull’attivazione del database, fare clic su abilitare il contenuto.Se il database è già in un percorso attendibile, non verrà visualizzato sulla barra dei messaggi.

2. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

3. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su Dettagli ordini e su Ordini. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

4. Nella tabella Ordini fare doppio clic su ID cliente e Città destinatario per aggiungere questi campi alla griglia di struttura.

5. Nella tabella Dettagli ordini fare doppio clic su ID ordine, ID prodotto, Quantità, Prezzo unitarioe Sconto per aggiungere questi campi alla griglia di struttura.

6. Nella colonna Città destinatario della griglia di struttura deselezionare la casella nella riga Mostra. Nella riga Criteri digitare ‘Messina’ includendo le virgolette singole. Verificare i risultati della query prima di utilizzarli per creare la tabella.

7. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

8. Premere SHIFT+F12 per salvare la query.

9. Nella casella Nome query digitare Query ordini di Messina e fare clic su OK.

10. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione Struttura.

11. Nel gruppo Tipo di query della scheda Progettazione fare clic su Creazione tabella.

12. Nella finestra di dialogo Creazione tabella digitare Ordini di Messina nella casella Nome tabella e quindi fare clic su OK.

13. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

14. Nella finestra di dialogo di conferma fare clic su Sìper visualizzare la nuova tabella nel riquadro di spostamento.

    Nota: Se esiste già una tabella con lo stesso nome specificato, verrà eliminata prima dell’esecuzione della query.

Creare una query di accodamento

Per recuperare dati da una o più tabelle e aggiungerli a un’altra tabella, è possibile utilizzare una query di accodamento.

Nota: Accodare query non è disponibile nelle App web di Access.

Si supponga ad esempio di aver creato una tabella da condividere con un partner commerciale di Messina, ma poiché il partner lavora anche con clienti nell’area di Firenze, si desidera aggiungere alla tabella righe con i dati dell’area di Firenze prima di condividerla con il partner. È possibile aggiungere i dati dell’area di Firenze alla tabella ordini di Messina eseguendo la procedura seguente:

1. Aprire la query “query ordini di Messina” è stato creato in precedenza in visualizzazione struttura.

2. Nel gruppo Tipo di Query della scheda Progettazione fare clic su Aggiungi. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Accodamento.

3. Nella finestra di dialogo Accodamento fare clic sulla freccia nella casella Nome tabella e quindi selezionare Ordini Messina dall’elenco a discesa e quindi fare clic su OK.

4. Nella griglia di struttura eliminare ‘Messina’ nella riga Criteri della colonna Città destinazione e digitare ‘Firenze’.

5. Nella riga Accoda a selezionare il campo appropriato per ogni colonna.

   In questo esempio i valori della riga Accoda a dovranno corrispondere ai valori della riga Campo, tuttavia questa corrispondenza non è indispensabile per il funzionamento delle query di accodamento.

6. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

Nota:  Durante l’esecuzione di una query che restituisce una grande quantità di dati è possibile che venga visualizzato un messaggio di errore in cui si informa che non sarà possibile annullare la query. Provare ad aumentare il limite del segmento di memoria fino a 3 MB per consentire il completamento della query.

Creare una query di aggiornamento

È possibile utilizzare una query di aggiornamento per modificare i dati nelle tabelle e per immettere i criteri che specificano quali righe dovranno essere aggiornate. Una query di aggiornamento consente di esaminare i dati aggiornati prima di eseguire l’aggiornamento.

Importante: Una query di comando non può essere annullata. È consigliabile eseguire un backup di tutte le tabelle che si aggiornerà utilizzando una query di aggiornamento. Una query di aggiornamento non è disponibile nelle App web di Access.

Nell’esempio precedente sono state aggiunte righe alla tabella Ordini di Messina. In questa tabella nel campo ID prodotto è indicato l’ID prodotto numerico. Per rendere i dati più utili nei report, è possibile sostituire gli ID prodotto con i nomi dei prodotti utilizzando la procedura seguente:

1. Aprire la tabella Ordini di Messina in visualizzazione Struttura.

2. Nella riga ID prodotto modificare il tipo di dati da Numero in Testo.

3. Salvare e chiudere la tabella Ordini di Messina.

4. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

5. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su Ordini di Messina e su Prodotti. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.

6. Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura fare clic su Aggiornamento.

7. Nella griglia di struttura le righe Ordina e Mostra vengono nascoste e viene visualizzata la riga Aggiorna a.

8. Nella tabella Ordini di Messina fare doppio clic su ID prodotto per aggiungere il campo alla griglia di struttura.

9. Nella riga Aggiorna a della colonna ID prodotto nella griglia di struttura digitare o incollare quanto segue: [Prodotti].[Nome prodotto]

   Suggerimento: È possibile utilizzare una query di aggiornamento per eliminare i valori dei campi mediante una stringa vuota (“”) o immettendo NULL nella riga Aggiorna a.

10. Nella riga Criteri digitare o incollare quanto segue: [ID prodotto] Like ([Prodotti].[ID])

11. È possibile verificare quali valori verranno modificati da una query di aggiornamento visualizzando la query in visualizzazione Foglio dati.

12. Nella scheda struttura fare clic su Visualizza > Visualizzazione Foglio dati. La query restituisce un elenco di ID prodotto che verranno aggiornati.

13. Nella scheda Progettazione fai clic su Esegui.

    Quando si apre la tabella ordini di Messina, si vedrà che i valori numerici nel campo ID prodotto sono stati sostituiti dai nomi di prodotto dalla tabella Products.

Creare una query di eliminazione

È possibile utilizzare una query di eliminazione per eliminare i dati dalle tabelle e per immettere i criteri che specificano quali righe dovranno essere eliminate. Una query di eliminazione consente di esaminare le righe che verranno eliminate prima di procedere all’eliminazione.

Nota: Query di eliminazione non è disponibile nelle App web di Access.

Si supponga ad esempio che durante le operazioni preliminari all’invio della tabella Ordini di Messina dell’esempio precedente al partner commerciale di Messina si noti che alcune righe contengono numerosi campi vuoti. Prima di inviare la tabella si decide quindi di rimuovere tali righe. È possibile aprire semplicemente la tabella ed eliminare manualmente le righe, ma può risultare utile utilizzare una query di eliminazione se le righe da eliminare sono molte e i criteri in base ai quali eliminare determinate righe sono chiari.

È possibile utilizzare una query per eliminare le righe nella tabella Ordini di Messina privi di valore nel campo ID ordine, eseguendo le operazioni seguenti:

1. Nella scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. In Mostra tabella fare doppio clic su Ordini di Messina e chiudere la finestra Mostra tabella.

3. Nel gruppo Tipo di Query della scheda Progettazione fare clic su Elimina. Nella griglia di struttura, le righe Ordina e Mostra vengono nascoste e viene visualizzata la riga Elimina.

4. Nella tabella Ordini di Messina fare doppio clic su ID ordine per aggiungere il campo alla griglia.

5. Nella riga Criteri della colonna ID ordine della griglia di struttura digitare Is Null.

6. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

https://www.youtube.com/watch?v=gJoXyFfLmTQ&list=PLCD2Z9PQ51yoYaNqhvAlb_cTZQ75rxqow&index=137

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