Uno dei grandi vantaggi del lavoro digitale è che può ridurre un sacco di lavoro inutilmente ripetitivo. Ad esempio, se devi inserire lo stesso contenuto in più celle in un foglio di calcolo, puoi semplicemente copiare e incollare i valori per risparmiare tempo.
Tuttavia, questo può diventare un po ‘complicato se devi copiare le formule. Fortunatamente, Excel ha diversi modi per copiare e incollare le formule. Tuttavia, ci sono un paio di cose che devi tenere a mente quando lo fai.
Riferimenti di cella relativi
Prima di poter passare alla copia delle formule, è necessario conoscere un po ‘come Excel fa riferimento alle celle. Excel tiene traccia della relazione tra le celle nella formula, non le celle effettive.
Ad esempio, nell’immagine seguente, la cella C2 contiene la formula A2 + B2. Ma grazie ai riferimenti di cella relativi, Excel lo legge come: aggiungi la cella che si trova due posti a sinistra alla cella che è un posto a sinistra.
Questi riferimenti di cella relativi possono essere molto utili. Se vuoi aggiungere i valori sulla riga 3 e 4 nello stesso modo in cui hai fatto per la riga 2, tutto ciò che devi fare è copiare la formula senza preoccuparti di modificare le righe da solo. Excel aggiorna le righe in ogni formula in modo che le celle a sinistra di quella si sommino.
Tuttavia, a volte non vuoi che la posizione di una cella cambi quando copi una formula.
Ad esempio, supponiamo che tu voglia calcolare l’imposta sulle vendite su una serie di prodotti, come abbiamo fatto di seguito. Se aggiungi l’imposta sulle vendite a una cella, desideri che quella cella rimanga la stessa nella formula per ogni prodotto. Per fare ciò, devi dire a Excel che la posizione di quella cella è fissa, non relazionale. Puoi farlo con un segno $ davanti alla riga, colonna o entrambi.
L’aggiunta di $ prima della B dice a Excel che, indipendentemente da dove incolliamo la formula, vogliamo guardare la colonna B. Per interrompere la modifica della riga, abbiamo anche aggiunto un $ prima di 1. Ora, indipendentemente da dove incolliamo la formula, farà sempre riferimento a B1 per il valore fiscale.
Quando copiamo la formula nella colonna, l’ubicazione del prezzo si aggiorna, ma l’ubicazione dell’imposta sulle vendite rimane la stessa.
Utilizzo della scorciatoia da tastiera F4
C’è una scorciatoia da tastiera per alternare le opzioni di riferimento di una cella. Quando scrivi una formula e fai clic su una cella, premi F4 per correggere quella cella. Ad esempio, se fai clic su B1 e premi F4, il riferimento cambia in $ B $ 1. Se premi di nuovo F4, il riferimento di cella cambia in B $ 1, quindi in $ B1 e infine di nuovo in B1.
Copia e incolla di una formula manualmente
Il modo più familiare per copiare e incollare una formula è copiare e incollare il testo della formula all’interno di una cella. È simile a come copieresti e incolleresti il testo in Word.
Copia il testo selezionando la cella e facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla formula nella parte superiore dello schermo. Questo fa apparire un popup con varie opzioni, seleziona Copia . È inoltre possibile utilizzare il pulsante di copia nella barra multifunzione, che si trova nella sezione Appunti della scheda Home .
Quindi deseleziona il testo premendo il tasto Invio . Infine, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla nuova cella in cui desideri incollare e fai clic sull’icona degli appunti o usa il pulsante Incolla nella barra multifunzione. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera, Ctrl + C , per copiare il testo evidenziato e Ctrl + V per incollarlo dopo aver selezionato una nuova cella.
Questo metodo è familiare, ma non è uno dei modi migliori per copiare una formula. Se dovessi copiare una formula in più celle, richiederebbe molto tempo. Questo metodo copia anche il tuo testo esatto, quindi non ottieni i vantaggi dei riferimenti di cella relativi di cui abbiamo parlato sopra.
Dovresti usare questo metodo solo se hai solo bisogno di copiare la formula in un paio di posti e vuoi che le celle rimangano esattamente le stesse ogni volta.
Un modo migliore per copiare una formula in Excel
Un modo più semplice per copiare la formula consiste nell’usare copia e incolla sull’intera cella anziché solo sul testo al suo interno. Fare clic sulla cella con la formula che si desidera copiare. Quindi copialo facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella o utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl + C.
Dopo aver copiato la cella, avrà un bordo verde tratteggiato per mostrare che la stai attualmente copiando. Quindi, seleziona la cella in cui desideri incollare la formula. Quindi incolla la formula facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella o utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl + V.
Questa volta, noterai che la formula utilizza riferimenti di cella relativi. Invece di A2 + B2, una formula nella riga sottostante diventa A3 + B3. Allo stesso modo, se hai incollato la formula nella colonna successiva nella riga sottostante, si aggiornerà a B3 + C3.
Come trascinare una formula in una colonna o su una riga
Il metodo sopra può ancora richiedere troppo tempo se è necessario incollare la stessa formula su più righe o colonne. Fortunatamente, ci sono due modi ancora più rapidi per farlo.
Innanzitutto, puoi copiare la formula come hai fatto sopra, ma invece di incollarla su una cella, puoi fare clic e trascinare per selezionare più celle e incollare la formula su tutte facendo clic con il pulsante destro del mouse su una cella o utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl + V.
Il secondo modo per incollare la stessa formula su più righe è trascinarla. Nell’angolo in basso a destra di una cella selezionata, vedrai un quadrato verde. Fare clic su quel quadrato e trascinarlo sulle celle in cui si desidera copiare la formula. Questo è probabilmente il modo più rapido per copiare una formula di Excel in una colonna o su una riga.
Di nuovo, vedrai che Excel aggiorna la formula per utilizzare i riferimenti di cella relativi per ogni riga o colonna che cambia.
Incolla speciale
Un problema che potresti avere quando incolli una formula è che incolla anche qualsiasi stile nelle celle selezionate. Lo stile include elementi come la dimensione del carattere, il contorno della cella, i colori o le impostazioni in grassetto. Incollare lo stile è scomodo se usi colori di linea alternativi o se hai delineato il tuo tavolo.
Per risolvere questo problema, Excel ha introdotto Incolla speciale.
Incolla speciale per incollare solo la formula senza nessuno degli stili aggiunti alla cella. Per utilizzare Incolla speciale, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Incolla speciale dal menu a comparsa.
Un riepilogo di come copiare e incollare formule di Excel
Excel è ottimizzato per ridurre il numero di attività ripetitive che è necessario completare. L’aggiunta della stessa formula a più celle è facile e veloce da fare in Excel. Puoi copiare e incollare il testo della formula, proprio come faresti in un documento di Word. Ma se vuoi sfruttare i riferimenti di cella relativi, è meglio usare metodi diversi.
Un buon modo per copiare una formula è selezionare l’intera cella con la formula e copiarla. Se devi copiare una formula in una colonna o su una riga, puoi anche trascinare la cella nell’area in cui desideri copiarla, il che è molto più veloce.
Entrambi i metodi consentono di copiare rapidamente una formula su più celle. La prossima volta che crei un foglio di calcolo, ricordati di provarlo e risparmia tempo prezioso.
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