Inviare una mail può essere per molti un gesto quotidiano e scontato ma è importante non sottovalutare questo mezzo di comunicazione.
E allora: qual è il modo corretto per strutturare una mail?
Quali espedienti bisogna adottare affinché il nostro messaggio di posta elettronica arrivi in maniera chiara ed efficace al destinatario? Poche righe più avanti daremo una risposta a questi interrogativi e illustreremo passo passo quali sono gli elementi su cui prestare maggiore attenzione per evitare errori e superficialità.
È fondamentale, perciò, curare con scrupolosità ogni dettaglio della mail che scriviamo.Per cominciare si può partire, per esempio, da questi semplici accorgimenti:
- individuare il tono appropriato a seconda del destinatario;
- compilare correttamente la sezione dedicata all’oggetto;
- comporre il corpo del testo della mail in modo che risulti chiaro e non prolisso.
Passiamo ora a trattare in maniera approfondita ogni elemento sopra elencato, in modo da mettere in luce gli errori da evitare nell’inviare una mail.
Ci riferiremo in particolar modo, in questo articolo, a mail per comunicazioni professionali o di servizio, non per comunicazioni amicali.
Inserire il destinatario della mail: A/To, Cc, Ccn
Prima di entrare nel vivo della questione affrontiamo un argomento preliminare: dove va inserita la mail del destinatario? Che differenza c’è tra i vari campi posti prima dello spazio dedicato al messaggio?
- A o To: in questo campo va inserito l’indirizzo mail del destinatario;
- Cc: questa sigla sta per “Copia conoscenza” e si utilizza quando si vuole mettere al corrente altre persone dello scambio di informazioni che avverranno tra lo scrivente e il destinatario;
- Ccn: sta per “Copia conoscenza nascosta” e si usa con la stessa finalità del Cc. In questo caso, però, l’indirizzo mail di chi legge lo scambio di mail non viene mostrato al principale destinatario.
Un altro aspetto da non sottovalutare è il proprio indirizzo mail. Una mail formale, infatti, deve essere inviata da un indirizzo altrettanto credibile composto preferibilmente da nome e cognome: lasciamo da parte quindi nickname stravaganti, soprannomi o appellativi di animali domestici!
Scrivere correttamente l’oggetto della mail
Un’altra componente fondamentale della mail è l’oggetto. Occorre scegliere con attenzione le parole da inserire in questo campo, poiché solitamente sono quelle che vengono lette per prime. Tuttavia, presi dai tempi frenetici della vita quotidiana, questo dettaglio viene trascurato e sottovalutato. Ma come si fa a capire cosa scrivere nel campo dell’oggetto?
- Oggetto predefinito: in alcuni casi, l’oggetto da inserire è specificato nelle istruzioni per l’invio della mail. Per l’iscrizione a un concorso, per esempio, o una richiesta di informazioni a un ufficio particolare oppure per l’annullamento di un servizio, può essere necessario doversi attenere alle indicazioni fornite per compilare il campo dell’oggetto. In casi come questi è fondamentale attenersi alle indicazioni, pena l’invalidità del messaggio.
- Oggetto non predefinito: quando si manda una mail non vincolata invece, è il mittente a decidere cosa inserire in questo campo. La scelta delle parole da usare deve essere orientata secondo due criteri imprescindibili: sintesi e chiarezza. L’oggetto servirà, infatti, a informare il destinatario su quale sarà l’argomento della mail che ha ricevuto prima ancora di aprirla. Si tenga inoltre presente che l’utilità dell’oggetto sta anche nell’archiviazione del messaggio nella mail-box del ricevente: una mail con oggetto chiaro, coerente e adeguato al messaggio renderà più facile cercarla anche a distanza di mesi o anni dal ricevimento.
Passiamo ora all’aspetto pratico riguardante la vera e propria stesura di una mail. Come in tutti i tipi di comunicazione, prima di iniziare il processo è importante capire con precisione a che tipo di destinatario ci rivolgiamo. Se stiamo inviando una mail in ambito professionale, per esempio, il tono sarà necessariamente controllato e il più possibile neutro. Per iniziare a scrivere una mail è necessario rivolgersi al destinatario in uno dei seguenti modi, che menzioniamo in base al grado di formalità:
- Egregio, Spettabile: seguito dal titolo e dal cognome del destinatario, è l’appellativo più formale e si utilizza nei confronti di qualcuno che non si conosce o che gode di un grado più elevato rispetto a quello di chi scrive;
- Gentile: si tratta dell’appellativo più comune nelle comunicazioni di lavoro e nella mail a carattere informativo. È infatti una formula intermedia e si usa per mantenere il tono neutro senza mostrare troppa riverenza;
- Caro, Carissimo: sono espressioni meno formali e si utilizzano quando tra chi scrive e chi legge si è instaurato un rapporto di confidenza o reiterato nel tempo.
- Buongiorno, Buonasera, Salve: iniziare con questo tipo di saluti è sempre più frequente, e offre la possibilità di evitare formule troppo artificiose.
Dopo uno qualsiasi di questi esordi è necessario mettere un segno di punteggiatura (preferibilmente la virgola) e andare a capo.
A questo punto, bisogna scrivere il messaggio; possibilmente in maniera sintetica ma espressiva. Non dimentichiamo, infatti, che l’e-mail trova la sua utilità principale nella trasmissione di testi di servizio e difficilmente viene usata a scopi di intrattenimento o con finalità associative. Pe quanto riguarda la veste grafica, si consiglia di utilizzare il carattere predefinito della propria casella di posta, arricchendolo magari con grassetti, corsivi o sottolineature pertinenti nel caso di un testo lungo e articolato. Questo contribuirà a dare l’idea di un messaggio curato e composto con attenzione.
Infine, dedichiamo uno spazio anche alle formule di chiusura. Ricordiamo che il tono deve essere coerente in tutta la mail e in tutto lo scambio di messaggio con lo stesso destinatario, perciò, è bene tenere presente questo aspetto prima di scegliere quale formula conclusiva fa al caso vostro.
- Chiusura informale: in questo caso non ci sono limitazioni, si possono usare espressioni colloquiali come “Ci vediamo presto”, “Con affetto”, “Un abbraccio”, “Un caro saluto” etc…seguite dalla firma del mittente (anche senza cognome);
- Chiusura formale: se si tratta di una mail con toni neutri e intermedi, iniziata magari con “Buonasera” o con un “Gentile Sig. …” possiamo terminare con espressioni che risultino adeguate ma non pompose, come per esempio “Buona giornata”, “Buona serata” o “Buon proseguimento” seguite dalla firma completa di chi scrive;
- Chiusura molto formale: se si sta scrivendo una mail molto formale è opportuno concludere con formule ufficiali come “Cordiali saluti”, “Distinti saluti”, etc. seguite dal proprio nome e cognome con tutte le informazioni di contatto (mail, cellulare, link al proprio profilo LinkedIn, etc).
Perfetta sintesi.Ottimo il sistema di ricerca vocale. Un plauso allo sviluppatore