Iniziamo con alcune precisazioni, se il tuo file conta meno di diecimila righe, si tratta di un database piccolo. Se vuoi creare un database più ampio, ti consiglio di usare un Pivot o, più semplicemente, puoi seguire questa guida.
Assegnazione dell’ID
Prima di tutto, diamo un’occhiata al file di esempio che utilizzeremo in questo lezione.
In questo caso utilizziamo un file riportante alcune vendite. Come facciamo ad organizzarlo? In primo luogo abbiamo bisogno di un ID a cui corrisponda una vendita. Se il file dovesse riportare al suo interno dei clienti, assegneremo un ID a ciascun cliente. Se fossero contratti, assegneremo un ID a ciascun contratto.
Chiariamo subito alcuni punti riguardo gli ID:
Ad ogni ID corrisponde in questo casa una vendite, ogni vendita occupa una sola riga, pertanto l’ID identifica la riga. ogni ID è univoco (non si ripete mai) ed è identificativo, in questo caso identificativo di una vendita. Una vendita ha un solo ID, non possono esistere né più ID identici né la stessa vendita con più di un ID. Tipicamente si usa un codice alfanumerico come ID. Puoi usare qualsiasi codice tu voglia come ID, l’unico limite è la tua immaginazione. Abbiamo visto come creare una sequenza di codici già in un altra lezione. Tipicamente l’ID è inserito in colonna A.
Se la colonna A è già occupata, come nell’esempio, puoi procedere creandone una nuova.
Passo 1: selezioniamo la colonna A e premiamo la combinazione Ctrl e +. In questo modo creeremo una nuova colonna che nomineremo ID.
Passo 2: selezioniamo la cella A2 e inseriamo il nostro ID. Possiamo inserire quello che vogliamo, purché sia univoco e serva allo scopo. In questo caso inseriamo “id.001” dato che siamo in riga 1. Ora posizioniamoci nel punto evidenziato nell’immagine sottostante.
Passo 3: doppio click e usiamo l’auto riempimento di Excle. A questo punto dovremmo ottenere questo risultato:
La nostra colonna “ID” è stata creata correttamente. Ora procediamo nella gestione del nostro database affrontando un nuovo problema. Bene, hai completato il primo passo per la creazione di un Database Excel.
La prima riga
Passo 0: Suppongo tu abbia già inserito le intestazioni nella prima riga, se così non fosse, fallo!
Inserisci le intestazioni di ciascuna colonna all’interno della prima riga.
Passo 1: Selezioniamo tutta la riga 1, impostiamo il grassetto e centriamola. Impostiamo anche il bordo se lo desideriamo. In questo modo la prima riga spicca molto di più rispetto ai dati sottostanti e possiamo avere ben chiare le intestazioni. Ma non è ancora finita, scendendo giù essa scompare, quindi occorre bloccarla.
Passo 2: Ora provvediamo a bloccare la riga superiore, in modo tale da avere sempre in vista i campi fondamentali del nostro database. Ricordi? Abbiamo affrontato l’argomento in una lezione precedente, ma per comodità ti ricorderò come procedere.
Dalla Barra Multifunzione selezioniamo Visualizza→ Blocca riquadri→ Blocca riga superiore. Pronto per un nuovo passo? Ora procederemo a bloccarla anche nella stampa, in maniera tale che questi campi fondamentali vengano ripetuti in ogni foglio. Dalla Barra Multifunzione selezioniamo Selezioniamo Layout di pagina→ Stampa titoli.
Si aprirà un nuovo menù e dovrai scegliere la riga da ripetere. In questo caso, imposteremo la riga 1 su Righe da ripetere in alto.
La prima riga contiene di norma l’intestazione della colonna, e deve essere sempre ben visibile all’interno del database Excel. Più avanti scopriremo che la prima riga, con le sue intestazioni ci sarà molto utile.
I Filtri
A questo punto mettiamo in atto ciò che abbiamo imparato in una lezione precedente: i filtri. Per inserirli possiamo posizionarci all’interno dei nostri dati e premere semplicemente la combinazione di tasti:
Ctrl+Shift+L
Excel dovrebbe impostare automaticamente i filtri in tutte le colonne, tu comunque controlla perché se vi sono colonne vuote potrebbe saltare quelle successive alla vuote. Ora possiamo filtrare per vendite, ID, o qualsiasi altro criterio previsto nel nostro database Excle.
Convalida dei Dati
Il mondo è pieno di imbecilli. Questi imbecilli cercheranno di complicarti il lavoro, di farti sbagliare e non se ne accorgeranno neppure, perché? perché sono imbecilli, e tu non potrai neppure prendertela con loro, dato che sono imbecilli saresti più imbecille di loro a prendertela con loro, e potrai solo prendertela con te stesso ma per comodità, e perché la società ci dice di prendercela con i nostri strumenti quando qualcosa non funziona, te la prenderai con Excel.
Per evitare tutto questo, esiste la convalida dei dati. Ovvero, gli uomini sbagliano, non è questione d’essere imbecilli, devi assicurarti che il database che stai creando non renda possibile l’errore umano. Anche perché potresti essere tu il primo a fare un errore, magari di battitura.
Facciamo qualche esempio semplice.
Domanda: se nel tuo database hai una colonna chiamata “Data” (o “Data di iscrizione”, “Data di completamento”, “Data di scadenza” e simili), che genere di valori andrebbero inseriti in questa colonna? Puoi inserire in una cella di questa colonna il testo “più o meno metà settembre”?
Risposte: “solo ed esclusivamente valori data”, e “no perché non è un valore data”.
Le colonne che devono contenere date, devono avere al loro interno solo date. So che molti non conoscono Excel e credono che Excel possa capire una cosa del tipo “più o meno metà settembre”, ma non è così. Inserendo “più o meno metà settembre” si rendono impossibili i calcoli temporali che vorrai fare. Magari attualmente non li sai fare, e per ciò ti rimando al mio Corso Excel Base. Se si volesse scrivere una cosa del genere, la si può inserire in un campo Note, ma non in un campo Data.
Se volessi identificare tutte le vendite eseguite a Maggio, per esempio, mi serve che la colonna “Data” abbia solo date. Idem per tanti altri casi più complessi. Quali contratti scadono da qui a 14 giorni, quante transazioni sono state eseguite lo scorso Gennaio, colorare di giallo in automatico con la Formattazione Condizionale le righe delle transazioni in ritardo, ecc, ecc. Gli esempi in questo caso non finiscono mai!
Un altro esempio è con la Quantità. Tipicamente, non sempre, è un numero intero, come il numero dei figli. Non puoi avere 1,5 figli. Anche se dovessi tagliare il braccio di uno di loro, o ne hai 1 o ne hai 2. Anche se per la seconda volta sei in cinta e sei all’ottavo mese, o hai 1 o hai 2 figli, non uno e mezzo. I prezzi in Euro, Dollaro o Sterlina, tipicamente (non sempre – guarda il benzinaio) hanno massimo 2 cifre decimali.
In altre parole:
Per evitare che vengano immessi dati sbagliati, devi applicare una Convalida dei Dati appropriata per ciascuna colonna (o campo) del tuo database.
Convalida dei Dati per date
Dalla Barra Multifunzione selezioniamo il menù Dati→ Convalida dati.
Si aprirà un nuovo menù in cui inserire i nostri criteri di convalida. Nell’esempio, selezioniamo la colonna Data, visto che nel nostro file sono indicate solo date dal 2014 in poi, indicheremo “consenti data maggiore del 1 gennaio 2014”.
Se ora provassimo ad inserire un testo all’interno del campo “Data”, Excel ci restituirebbe un errore e non ci permetterebbe di continuare, ma questa è solo un impostazione di Default. Possiamo inserirne altre.
Messaggio di Errore
Nella scheda Messaggio di Errore, abbiamo 3 opzioni:
Interruzione – questa viene inserita di base e non consente di immettere dati non convalidati.
Avviso – Questa opzione consente l’inserimento di dati non convalidati previa accettazione con un messaggio di avviso
Informazione – anche questa opzione consente l’inserimento di dati non convalidati, semplicemente avvisa quando un dato non convalidato è inserito nel campo.
Tutti i Messaggi di Errore sono sempre personalizzabili! Io di solito lascio quelli base di Excel, e uso o l’Interruzione o l’Avviso. Lascio l’applicazione della convalida dei dati a tua discrezione. Con la pratica ci prenderai la mano.
Convalida dei dati per Numeri Interi
Possiamo applicare lo stesso procedimento ad altri campi. Proviamo con il campo “Quantità”. In questo caso possiamo inserire solo numeri interi, quindi selezioniamo il campo “Quantità” e selezioniamo Convalida dati→ Consenti numero intero maggiore di 0, come nell’immagine sottostante.
Se lo desideri puoi applicare lo stesso criterio sugli altri campi disponibili, magari applicando come valore i numeri decimali maggiori di 0.
Convalida dei Dati: i menu a tendina all’interno di una cella
Ora passiamo al campo “Origine”: in questo caso il processo è leggermente differente. In un altro foglio abbiamo indicato precedentemente le possibili origini delle nostre vendite: Sito, Ebay, Diretto, altro.
Queste 4 sono tutte le possibili origini di una nostra vendita, anche perché “altro” può comprendere qualsiasi cosa, basta ricordarsi di specificarlo nelle note.
Passo 1: Selezioniamo la Colonna B Origine
Passo 2: Dalla Barra Multifunzione selezioniamo Convalida dati→ Consenti elenco→ elenca i punti di origine indicati nel secondo foglio, selezioniamo le celle con le nostre possibili origini come nell’immagine sottostante:
Queste 4 saranno le voci del nostro Menu.
Possiamo sia scriverle sia selezionarle, ma di base, essendoci l’interruzione non possiamo immettere valori differenti da questi 4 convalidati. Grazie a questo procedimento non potremo inserire parole differenti da quelle previste nel nostro elenco di origine: questo ci impedisce di compiere errori utilizzando, ad esempio, le “Funzioni Se” che cerchino la parola “Sito”. Un database Excel dove è stata applicata una convalida dei dati appropriata ti consente di lavorare meglio, con meno errori e decisamente più rapidamente.
Nota Bene:
La convalida dei dati, come dice il nome stesso convalida l’IMMISSIONE dei dati, ovvero i dati già inseriti, non sono convalidati!
La convalida dei dati evita solo che dati sbagliati (o che dovrebbero essere sbagliati) siano inseriti nel campo. Quelli già inseriti, sfuggono al suo controllo.
Rinomina dei Campi
Come ultimo passaggio voglio indicarti un piccolo trucchetto, forse un po’ avanzato, ma molto utile se devi lavorare tanto con o sopra il tuo database: la Rinomina dei Campi.
Di base sei abituato a scrivere formule del tipo:
=SOMMA(A:A)-SOMMA(B:B)
Con la rinomina dei campi le tue formule saranno del tipo:
=SOMMA(Vendita)-SOMMA(Costi)
Con la rinomina dei campi potrai leggere tutte le tue formule e comprenderle! Inoltre ti sarà 100 volte più facile scriverle ? Provare per credere
Rinomina di un singolo campo
Vediamo come eseguire la rinomina di un singolo campo:
Passo 1: Selezioniamo la Colonna A “ID”
Passo 2: dalla Barra Multifunzione Selezioniamo Formule→ Gestione nomi→ Nuovo.
Excel ha compreso che ho selezionato tutta la Colonna A e l’ha nominata “ID”.
Piccola prova? Scriviamo in una cella “=ID” , ed ecco comparirci il suggerimento con il campo che abbiamo appena rinominato, se noti ha l’iconcina di un etichetta. Questo “=ID” corrisponde esattamente alla formula “=A:A”, ma è molto più leggibile dall’uomo!
Rinomina di più campi contemporaneamente
Applichiamo lo stesso procedimento a tutti gli altri campi, semplicemente selezionandoli. Andiamo su Formule→ Crea da selezione→ Riga superiore.
Ora, tornando su Gestione nomi, potremo vedere rinominati in automatico tutti i campi selezionati in precedenza. Da dove ha preso i nomi Excel? Dalla prima riga, ti avevo detto ad inizio video che era importante.
Grazie a questi strumenti, ora siamo in grado di gestire il nostro database Excel con enorme facilità. Soprattutto grazie all’ausilio di Funzioni dinamiche, come la Funzione SE e l’Indice e Confronta.
Per comprendere meglio l’articolo consiglio la visione del tutorial video qui sotto riportato:
https://youtu.be/Atpk40RYMUU
